Mua hàng và tồn kho
Phía chi phí, cuối cùng đã nằm trong hệ thống.
Trả lời nhanh
Mua hàng theo 4 bước — yêu cầu, đơn mua, nhận hàng và kiểm kê — kết nối với 1 chi phí công thức và 1 sổ cái tổng hợp. Ngân sách bộ phận nhìn thấy chi phí khi vẫn còn kiểm soát được.
Doanh thu phòng được chú ý; mua hàng quyết định biên lợi nhuận. Yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, nhận hàng, xuất kho và kiểm kê được kết nối với ngân sách bộ phận và công thức của nhà bếp, để chi phí hiển thị ngay khi còn có thể kiểm soát.
Cập nhật
- Yêu cầu mua hàng, phê duyệt và đơn đặt hàng
- Nhận hàng, xuất kho và chuyển kho
- Kiểm kê với kiểm soát thừa thiếu
- Tính giá thành công thức và ngân sách bộ phận
Biên lợi nhuận vô hình
Nơi kiểm soát chi phí thường đổ vỡ.
Hầu hết khách sạn có thể cho bạn biết tháng trước họ đã chi bao nhiêu. Ít hơn số đó biết một món ăn tốn bao nhiêu trong tuần này, hoặc bộ phận nào vượt ngân sách trước khi báo cáo tài chính đến.
01
Mua hàng trên giấy tờ và tin nhắn
Đơn hàng được phê duyệt qua tin nhắn, nhận hàng dựa trên phiếu giao hàng và đối chiếu vài tuần sau đó. Giá trôi dạt và không ai chịu trách nhiệm về chênh lệch.
02
Tồn kho chỉ tồn tại trên lý thuyết
Hệ thống báo mười thùng; kho thực tế báo bảy. Không có kiểm kê kỷ luật, giá thành công thức và biên lợi nhuận chỉ là ước lượng.
03
Báo cáo chi phí sau khi sự việc đã xong
Chi phí bộ phận đến sau khi tháng đã chốt, khi hành động còn lại duy nhất là giải thích chênh lệch, chứ không phải ngăn chặn nó.
Bản đồ năng lực
Từ yêu cầu mua hàng đến công thức.
Một chuỗi mua hàng mà kho, nhà bếp, tài chính và trưởng bộ phận đều nhìn thấy.
Yêu cầu mua hàng và đặt hàng
Yêu cầu đi qua quy trình phê duyệt do bạn định nghĩa, với giá và nhà cung cấp được lưu lại.
- Yêu cầu mua hàng theo bộ phận và hạn mức phê duyệt
- Đơn đặt hàng và xác nhận từ nhà cung cấp
- So sánh giá và tham chiếu giá lần trước
- Đơn hàng khung và giao hàng theo lịch
Nhận hàng và kho
Những gì đã đến, những gì được chấp nhận và đã đi đâu.
- Nhận hàng đối chiếu với đơn đặt hàng
- Xuất kho, trả hàng và chuyển kho nội bộ
- Theo dõi lô và hạn sử dụng khi cần
- Phân bổ theo bộ phận và trung tâm chi phí
Kiểm soát tồn kho
Một con số tồn kho mà cả thủ kho lẫn kiểm soát viên tài chính đều tin.
- Kiểm kê định kỳ và kiểm kê cuốn chiếu
- Điều chỉnh thừa thiếu kèm lý do
- Mức đặt hàng lại và hàng luân chuyển chậm
- Tài sản cố định và thiết bị vận hành
Tính giá thành và báo cáo
Giá thành theo công thức, ngân sách bộ phận và sổ cái trong một chuỗi.
- Tính giá thành công thức và bảng định mức nguyên vật liệu
- Phân tích thực đơn và biên lợi nhuận
- Ngân sách bộ phận so với thực tế
- Sao kê nhà cung cấp và đối chiếu thanh toán
Năng lực
| Phân hệ cốt lõi | Năng lực |
|---|---|
| Yêu cầu mua hàng và đặt hàng | Yêu cầu mua hàng theo bộ phận và hạn mức phê duyệt |
| Yêu cầu mua hàng và đặt hàng | Đơn đặt hàng và xác nhận từ nhà cung cấp |
| Yêu cầu mua hàng và đặt hàng | So sánh giá và tham chiếu giá lần trước |
| Yêu cầu mua hàng và đặt hàng | Đơn hàng khung và giao hàng theo lịch |
| Nhận hàng và kho | Nhận hàng đối chiếu với đơn đặt hàng |
| Nhận hàng và kho | Xuất kho, trả hàng và chuyển kho nội bộ |
| Nhận hàng và kho | Theo dõi lô và hạn sử dụng khi cần |
| Nhận hàng và kho | Phân bổ theo bộ phận và trung tâm chi phí |
| Kiểm soát tồn kho | Kiểm kê định kỳ và kiểm kê cuốn chiếu |
| Kiểm soát tồn kho | Điều chỉnh thừa thiếu kèm lý do |
| Kiểm soát tồn kho | Mức đặt hàng lại và hàng luân chuyển chậm |
| Kiểm soát tồn kho | Tài sản cố định và thiết bị vận hành |
| Tính giá thành và báo cáo | Tính giá thành công thức và bảng định mức nguyên vật liệu |
| Tính giá thành và báo cáo | Phân tích thực đơn và biên lợi nhuận |
| Tính giá thành và báo cáo | Ngân sách bộ phận so với thực tế |
| Tính giá thành và báo cáo | Sao kê nhà cung cấp và đối chiếu thanh toán |
Tại khách sạn
Nhìn kỹ hơn.
Từ sản phẩm
Ảnh chụp giao diện thực tế.
Ảnh chụp giao diện từ hệ thống đang vận hành. Sản phẩm hỗ trợ báo cáo và chứng từ song ngữ.
Một chu kỳ chi phí
Một tháng, chốt sổ không cần phỏng đoán.
Chuỗi mua hàng chạy song song với tháng vận hành, không phải sau đó.
Tuần 01
Yêu cầu mua hàng được lập
Các trưởng bộ phận yêu cầu dựa trên ngân sách. Hạn mức phê duyệt định tuyến yêu cầu đến đúng người.
Tuần 02
Đơn hàng được đặt
Đơn đặt hàng được gửi đến nhà cung cấp đã được duyệt kèm tham chiếu giá lần trước; hàng giao được nhận đối chiếu với đơn hàng.
Tuần 03
Hàng được xuất kho
Nhà bếp và các bộ phận lấy hàng từ kho; hàng xuất được phân bổ về đúng trung tâm chi phí.
Tuần 04
Kiểm kê được đối chiếu
Chênh lệch kiểm kê được rà soát kèm lý do, và giá thành công thức được cập nhật từ giá mua thực tế.
Chốt sổ
Sổ cái khớp số
Chi phí bộ phận, sao kê nhà cung cấp và sổ cái tổng hợp khớp nhau trước khi tháng được chốt.
Kiểm soát
Phân tách nhiệm vụ, ngay từ thiết kế.
Người đặt hàng không nên là người nhận hàng, và người nhận hàng không nên là người phê duyệt hóa đơn.
Hạn mức phê duyệt được quy định rõ ràng
Yêu cầu mua hàng và đơn hàng được định tuyến theo giá trị và bộ phận, với lịch sử phê duyệt hiển thị và không có kênh xử lý ngoài hệ thống.
Nhận hàng là một điểm kiểm soát
Số lượng, giá và chất lượng được kiểm tra đối chiếu với đơn hàng khi nhận; chênh lệch được ghi nhận chứ không bị hấp thụ.
Chi phí truy xuất được đến từng món ăn
Tính giá thành công thức dùng giá mua và tỷ lệ thu hồi thực tế, để biên lợi nhuận của thực đơn phản ánh đúng những gì nhà bếp đang dùng.
Tích hợp
Kết nối với tài chính và nhà bếp.
Mua hàng chỉ hữu ích khi các con số vào được sổ cái và công thức dùng chung một danh mục hàng hóa.
Tích hợp- Sổ cái tổng hợp và tài khoản phải trả
- Danh mục món và công thức của POS
- Hồ sơ nhà cung cấp và giá
- Ngân sách bộ phận
- Thiết bị kiểm kê và dữ liệu nhập
- Báo cáo giá thành thực phẩm và biên lợi nhuận
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp
Giải pháp này có phù hợp với một khách sạn đơn lẻ không?
Chúng tôi có thể giữ nhà cung cấp và bảng giá hiện có không?
Hệ thống có xử lý nhiều kho không?
Tính giá thành công thức hoạt động như thế nào?
Các trưởng bộ phận có thể xem ngân sách của mình không?
Bài viết liên quan
01 · Nền tảng cốt lõi Quản lý khách sạn
Một PMS được xây dựng quanh những công việc diễn ra giữa các hệ thống: vị khách đến hai lần, khoản phí được ghi nhận muộn, căn phòng đã sẵn sàng nhưng vẫn hiển thị là chưa dọn. Một cơ sở dữ liệu, một hóa đơn phòng, một phiên bản duy nhất của ngày làm việc.
02 · Vận hành điểm bán Điểm bán ẩm thực & đồ uống
Hóa đơn nhà hàng không phải một sự kiện tách rời khỏi kỳ lưu trú của khách. Đơn hàng, lượt bàn, phiếu chuyển bếp và phí ghi vào phòng nằm trong cùng hệ thống với đặt phòng, để khách chỉ nhận một hóa đơn và bộ phận tài chính chỉ có một sổ cái.
03 · Thông tin khách hàng Khách hàng & Hội viên
Khách không phải chỉ là một lượt đặt phòng. Họ là một lịch sử gồm các kỳ lưu trú, bữa ăn, sở thích và ngoại lệ. Mô-đun này lưu giữ lịch sử đó ở một nơi và hiển thị nó tại quầy lễ tân, tại điểm bán và tại phòng kinh doanh.
Bước tiếp theo
Xem nền tảng vận hành theo quy trình của bạn.
Buổi giới thiệu 30 phút, xoay quanh loại hình khách sạn và những hệ thống bạn đang dùng. Không dùng slide — chúng ta đi trực tiếp qua nhận phòng, hóa đơn, kiểm toán đêm và báo cáo.
Thông thường phản hồi trong vòng một ngày làm việc.