PMS cloud · POS · Hội viên · Mua hàng
PMS khách sạn — Hệ thống quản lý khách sạn trên cloud
Một hệ điều hành vận hành cho toàn bộ khách sạn — đặt phòng, lễ tân, buồng phòng, ẩm thực & đồ uống và tài chính. Được xây dựng cho những khách sạn muốn dành ca trực bên khách thay vì bên bốn màn hình rời rạc.
Trả lời nhanh
PMS khách sạn là hệ thống dữ liệu gốc cho phòng, giá phòng, khách, hóa đơn phòng, buồng phòng và báo cáo. Hệ thống kết nối đặt phòng, lễ tân, thanh toán, các kênh OTA và tài chính để một hồ sơ khách và một sổ cái vận hành toàn bộ cơ sở. Có thể triển khai trên cloud, tại khách sạn hoặc kết hợp.
Cloud, tại chỗ hoặc kết hợp. Dữ liệu của bạn vẫn thuộc về bạn.
Ảnh khách sạn minh họa
- Mô-đun cốt lõi
- 12
- Mẫu báo cáo
- 300+
- Điểm tích hợp
- 20+
- Mô hình triển khai
- 3
Tổng quan nhanh
Tổng quan về PMS khách sạn
Xem phạm vi, triển khai và thực hiện trước danh sách tính năng.
| Hạng mục | Chi tiết |
|---|---|
| Quy mô cơ sở | 10–500+ phòng; một cơ sở hoặc chuỗi |
| Mô-đun cốt lõi | Đặt phòng, lễ tân, thu ngân, buồng phòng, kiểm toán đêm, báo cáo |
| Triển khai | Cloud, tại chỗ hoặc kết hợp |
| OTA và kênh bán | Quản lý kênh, công cụ đặt phòng, đồng bộ giá phòng và điều kiện hạn chế |
| Thanh toán và định danh | Máy thanh toán thẻ, cổng thanh toán, thu thập giấy tờ tùy thân và hộ chiếu |
| Khóa cửa và phòng | Phát hành chìa khóa và tích hợp trạng thái phòng |
| Báo cáo | 300+ mẫu cho công suất, ADR, RevPAR, điểm bán và AR |
| Triển khai | 4–8 tuần cho một cơ sở; chuỗi triển khai theo giai đoạn |
Một hồ sơ duy nhất, từ lúc khách hỏi đến khi trả phòng.
Ý tưởng vận hành
Lễ tân hiếm khi là vấn đề. Những khoảng trống giữa các hệ thống mới là.
Khách cung cấp tên khi đặt phòng, nhắc lại khi nhận phòng, nhắc lại lần nữa ở nhà hàng, và một lần nữa khi bộ phận tài chính đối soát cuối tháng. Mỗi lần chuyển giao thông tin là một nơi chi tiết bị sai lệch. Chúng tôi xây dựng một hệ thống dữ liệu gốc duy nhất để khách, hóa đơn phòng và báo cáo không bao giờ phải được giải thích lại.
- Một thay đổi đặt phòng chỉ cần nhập một lần và mọi bộ phận đều thấy thay đổi đó.
- Một khoản phí ghi tại nhà hàng vào đúng hóa đơn phòng ngay lần đầu.
- Báo cáo của chuỗi dùng cùng định nghĩa với báo cáo của từng cơ sở.
Những chỗ thời gian bị thất thoát
Bốn khoản chi phí thầm lặng của một hệ thống rời rạc.
Hầu hết khách sạn không mất thời gian vì một sự cố lớn. Họ mất thời gian trong những lần đối soát nhỏ diễn ra mỗi ca.
01
Khách hàng, được nhập lại bốn lần
Hồ sơ khách nằm rải rác trong PMS, nhà hàng, công cụ hội viên và một bảng tính. Sở thích đến quá muộn để kịp phục vụ, và cùng một vị khách VIP lại được chào đón như người lạ tại điểm bán thứ hai.
02
Hóa đơn phòng không khớp
Phí từ điểm bán bị gộp lô, nhập lại hoặc gây tranh cãi. Lễ tân dành cả buổi chiều để dựng lại những gì khách đã ký xác nhận.
03
Báo cáo đến sau khi quyết định đã được đưa ra
Kiểm toán đêm kết thúc muộn, chốt tháng mất nhiều ngày, và cuộc họp doanh thu xem lại tuần trước thay vì sáng nay.
04
Buồng phòng dùng một nguồn thông tin khác
Trạng thái phòng được cập nhật bằng bộ đàm và trí nhớ. Khách đến phải chờ một căn phòng đã sẵn sàng từ hai mươi phút trước, hoặc bước vào một căn phòng chưa sẵn sàng.
Điều chúng tôi xây dựng xoay quanh
PMS khách sạn cần làm đúng những gì?
Tính năng thì dễ bổ sung. Tính nhất quán thì không. Đây là những ràng buộc chúng tôi thiết kế hướng tới, từ màn hình đặt phòng đến việc hợp nhất toàn chuỗi.
01
Một hồ sơ khách
Hồ sơ được tạo một lần và được làm giàu ở mọi nơi: lịch sử lưu trú, sở thích, hạng hội viên, hợp đồng doanh nghiệp, lịch sử hóa đơn phòng. Không điểm bán nào giữ bản sao riêng.
02
Một sổ cái
Phí phòng, ẩm thực & đồ uống, tiệc, spa, điện thoại và các khoản khác được ghi vào cùng một cấu trúc hóa đơn phòng, với hóa đơn tách, quy tắc định tuyến và nhật ký kiểm toán rõ ràng.
03
Một ngôn ngữ báo cáo
Các định nghĩa về công suất, ADR, RevPAR và phân khúc được thiết lập một lần và áp dụng cho mọi cơ sở, nhờ đó báo cáo chuỗi chỉ là tổng hợp — không phải một dự án đối soát.
Nền tảng
PMS khách sạn bao gồm những mô-đun nào?
Cùng một cơ sở dữ liệu phía sau mọi màn hình. Chọn những mô-đun bạn cần hôm nay; bổ sung phần còn lại mà không cần di chuyển dữ liệu.
Lễ tân
Từ lúc khách hỏi đến khi nhận thẻ phòng, trên một màn hình.
Đặt phòng cá nhân, đoàn và theo giờ; danh sách chờ; giữ phòng; đặt cọc; nhận phòng có thu thập giấy tờ tùy thân; nâng hạng; gia hạn; đổi phòng; tách hóa đơn; trả phòng nhanh.
- Lịch tình trạng phòng và giá phòng kèm điều kiện hạn chế
- Giữ phòng đoàn, danh sách chia phòng và nhận phòng hàng loạt
- Đặt cọc, hạn mức tín dụng và quy tắc định tuyến
- Trả phòng với hóa đơn gộp hoặc tách
Tính khả dụng của mô-đun phụ thuộc vào phiên bản và hình thức triển khai. Chúng tôi cùng bạn xác định phạm vi trước khi ký hợp đồng.
Buồng phòng
Bảng trạng thái phòng mà cả khách sạn tin dùng.
Các trạng thái bẩn, sạch, đã kiểm tra, khóa và ngừng sử dụng được cập nhật theo thời gian thực. Công việc được phân công theo tầng hoặc khu vực, với phiếu bảo trì gắn liền với phòng.
- Trạng thái phòng trực tiếp theo tầng, khu vực và loại phòng
- Phân công công việc, kiểm tra và thời gian dọn phòng
- Phiếu bảo trì và kiểm soát phòng ngừng sử dụng
- Cập nhật di động ngay tại tầng
Tính khả dụng của mô-đun phụ thuộc vào phiên bản và hình thức triển khai. Chúng tôi cùng bạn xác định phạm vi trước khi ký hợp đồng.
Ẩm thực & đồ uống và tiệc
Một hóa đơn, dù là một ly cà phê hay một đám cưới.
Nhà hàng, quầy bar, phục vụ tại phòng và hoạt động tiệc dùng chung hồ sơ khách. Đơn hàng có thể được ghi vào phòng, công ty hoặc hóa đơn sự kiện, kèm phiếu bếp và tách hóa đơn.
- Sơ đồ bàn, vòng quay bàn và số khách phục vụ
- In phiếu bếp và thời điểm ra món
- Ghi nợ vào phòng có kiểm tra hạn mức tín dụng
- Sự kiện tiệc, gói dịch vụ và phí BEO
Tính khả dụng của mô-đun phụ thuộc vào phiên bản và hình thức triển khai. Chúng tôi cùng bạn xác định phạm vi trước khi ký hợp đồng.
Doanh thu và phân phối
Giá phòng, điều kiện hạn chế và kênh bán ở cùng một nơi.
Giá theo mùa, gói dịch vụ, điều kiện hạn chế theo công suất và độ dài lưu trú, thỏa thuận doanh nghiệp và kết nối kênh được quản lý tập trung và phản ánh ngay tại lễ tân.
- Gói giá, gói dịch vụ và giá phòng dẫn xuất
- Kết nối quản lý kênh với các OTA lớn
- Hợp đồng doanh nghiệp và đại lý du lịch
- Báo cáo dự báo và pickup
Tính khả dụng của mô-đun phụ thuộc vào phiên bản và hình thức triển khai. Chúng tôi cùng bạn xác định phạm vi trước khi ký hợp đồng.
Tài chính và kiểm toán đêm
Chốt sổ đúng giờ, mỗi đêm.
Danh mục kiểm tra kiểm toán đêm có thể cấu hình, tự động ghi phí phòng và thuế, phân tích tuổi nợ của sổ công nợ (city ledger), tính hoa hồng và nhật ký giao dịch đầy đủ — với các điều chỉnh đều để lại dấu vết.
- Trình tự kiểm toán đêm có thể cấu hình
- Tự động ghi phí phòng, thuế và gói dịch vụ
- Tuổi nợ AR, xuất hóa đơn và hoa hồng
- Bảng cân đối thử và báo cáo kiểm toán
Tính khả dụng của mô-đun phụ thuộc vào phiên bản và hình thức triển khai. Chúng tôi cùng bạn xác định phạm vi trước khi ký hợp đồng.
Chuỗi và back office
Kiểm soát đa cơ sở mà không mất đi sự nhạy bén tại địa phương.
Tiêu chuẩn giá phòng và hồ sơ tập trung, quyền tự chủ tại từng cơ sở, báo cáo hợp nhất, mua hàng và kỹ thuật — dành cho các chuỗi cần một góc nhìn thống nhất mà không tạo nút thắt cổ chai.
- Bảng điều khiển và hợp nhất đa cơ sở
- Hồ sơ và tiêu chuẩn giá phòng tập trung
- Mua hàng, nhận hàng và tồn kho
- Phân quyền theo vai trò đến từng thao tác
Tính khả dụng của mô-đun phụ thuộc vào phiên bản và hình thức triển khai. Chúng tôi cùng bạn xác định phạm vi trước khi ký hợp đồng.
Bộ giải pháp
Bạn có thể bổ sung những mô-đun nào vào PMS?
Bắt đầu với PMS. Bổ sung điểm bán, chương trình khách hàng thân thiết và back office khi vận hành đã sẵn sàng — mà không cần dựng thêm một cơ sở dữ liệu khác.
01 · Nền tảng cốt lõi Quản lý khách sạn
Một PMS được xây dựng quanh những công việc diễn ra giữa các hệ thống: vị khách đến hai lần, khoản phí được ghi nhận muộn, căn phòng đã sẵn sàng nhưng vẫn hiển thị là chưa dọn. Một cơ sở dữ liệu, một hóa đơn phòng, một phiên bản duy nhất của ngày làm việc.
02 · Vận hành điểm bán Điểm bán ẩm thực & đồ uống
Hóa đơn nhà hàng không phải một sự kiện tách rời khỏi kỳ lưu trú của khách. Đơn hàng, lượt bàn, phiếu chuyển bếp và phí ghi vào phòng nằm trong cùng hệ thống với đặt phòng, để khách chỉ nhận một hóa đơn và bộ phận tài chính chỉ có một sổ cái.
03 · Thông tin khách hàng Khách hàng & Hội viên
Khách không phải chỉ là một lượt đặt phòng. Họ là một lịch sử gồm các kỳ lưu trú, bữa ăn, sở thích và ngoại lệ. Mô-đun này lưu giữ lịch sử đó ở một nơi và hiển thị nó tại quầy lễ tân, tại điểm bán và tại phòng kinh doanh.
04 · Văn phòng hỗ trợ Mua hàng & Tồn kho
Doanh thu phòng được chú ý; mua hàng quyết định biên lợi nhuận. Yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, nhận hàng, xuất kho và kiểm kê được kết nối với ngân sách bộ phận và công thức của nhà bếp, để chi phí hiển thị ngay khi còn có thể kiểm soát.
Theo loại cơ sở
Cùng một lõi, tinh chỉnh theo vận hành.
Một khách sạn boutique 40 phòng và một resort 400 phòng không cần cùng một quy trình. Mô hình dữ liệu vẫn nhất quán; phần cấu hình thay đổi.
01 Khách sạn dịch vụ đầy đủ
Tiền sảnh, nhiều điểm bán, tiệc và tài chính trên một sổ cái.
02 Boutique & phong cách sống
Một đội ngũ nhỏ, một khách sạn đặc sắc, không chỗ cho việc vô ích.
03 Resort & điểm đến
Gói dịch vụ, nhiều điểm bán, giá theo mùa và hoạt động.
04 Tập đoàn & chuỗi khách sạn
Tiêu chuẩn tập trung, tự chủ tại địa phương và báo cáo hợp nhất.
05 Căn hộ dịch vụ
Thanh toán lưu trú dài hạn, tiện ích và buồng phòng theo từng căn hộ.
Từ khách sạn
Công việc, trong phòng và phía sau.
Lễ tân, phục vụ bữa sáng, chuẩn bị tiệc, buồng phòng và back office. Hệ thống được đánh giá tại chính những không gian này, không phải trên một danh sách tính năng.
Hệ sinh thái
Mở ở các điểm kết nối, kỷ luật ở phần lõi.
PMS chỉ tốt bằng những gì nó có thể kết nối. Khóa cửa, thiết bị đọc giấy tờ tùy thân, máy thanh toán thẻ, quản lý kênh, điện thoại, thiết bị điều khiển trong phòng và kế toán đều kết nối qua các giao diện được tài liệu hóa — và mọi giao diện đều được giám sát, ghi nhật ký và quản lý phiên bản.
Xem danh mục tích hợpPhân phối
- Quản lý kênh
- Công cụ đặt phòng
- GDS và CRS
Phòng khách
- Khóa cửa
- Điều khiển năng lượng
- IPTV và VOD
Định danh và thanh toán
- Thiết bị đọc giấy tờ tùy thân và hộ chiếu
- Máy thanh toán thẻ
- Cổng thanh toán
Vận hành
- Điện thoại và báo thức
- In phiếu bếp
- Kế toán và ERP
Triển khai
Cloud, tại chỗ hay kết hợp?
Một số tập đoàn muốn cloud được quản lý. Một số thị trường yêu cầu dữ liệu lưu tại khách sạn. Một số cần cả hai. Ứng dụng là như nhau; quyết định nơi lưu trữ thuộc về bạn.
Cloud
Được quản lý, sẵn sàng cho đa cơ sở
Chúng tôi vận hành và quản lý môi trường, với sao lưu tự động và cập nhật cuốn chiếu. Cơ sở mới có thể đưa vào vận hành mà không cần thêm phần cứng.
- Khởi động nhanh nhất
- Báo cáo tập trung
- Cập nhật tự động
Tại chỗ
Trong mạng nội bộ của bạn
Toàn bộ ứng dụng trên máy chủ của bạn, dành cho các tập đoàn có ràng buộc về lưu trú dữ liệu hoặc mạng. Bao gồm hỗ trợ từ xa và lập kế hoạch cập nhật.
- Lưu trú dữ liệu
- Kiểm soát tại chỗ
- Hiệu năng LAN
Kết hợp
Vận hành tại chỗ, góc nhìn trung tâm
Máy chủ tại cơ sở giữ lễ tân vận hành khi đường truyền WAN bị gián đoạn; báo cáo hợp nhất chạy tại trung tâm. Lựa chọn thực dụng cho các tập đoàn phân tán.
- Khả năng chịu lỗi
- Báo cáo chuỗi
- Triển khai theo giai đoạn
01
Khảo sát
Chúng tôi lập bản đồ hệ thống hiện tại, các giao diện và định nghĩa báo cáo, đồng thời thống nhất thế nào là “hoàn thành”.
02
Cấu hình
Loại phòng, gói giá, hóa đơn phòng, thuế, điểm bán, vai trò và quy tắc kiểm toán đêm được xây dựng trong môi trường sandbox.
03
Di chuyển dữ liệu
Hồ sơ, số dư, đặt phòng tương lai và lịch sử được trích xuất, làm sạch và đối soát trước khi chuyển đổi.
04
Đào tạo
Các buổi đào tạo theo vai trò tại lễ tân, điểm bán và tài chính, dựa trên quy trình của chính bạn — không phải bộ slide chung.
05
Hỗ trợ
Hỗ trợ tại chỗ hoặc từ xa trong kỳ chốt sổ đầu tiên, sau đó là kênh hỗ trợ được chỉ định với cam kết thời gian phản hồi.
Theo vai trò
Điều gì thay đổi với từng vai trò?
Tổng giám đốc
Một phiên bản số liệu duy nhất.
Công suất, giá phòng, cơ cấu phân khúc và doanh thu điểm bán của hôm nay trong một bảng điều khiển — với khả năng truy xuất đến từng giao dịch, không phải một tệp PDF tĩnh.
Lễ tân
Ít tab hơn, hàng chờ ngắn hơn.
Khách đến, khách đi, hóa đơn phòng và đổi phòng trên một màn hình. Khách quay lại được nhận diện trước khi họ đến quầy.
Kiểm soát viên tài chính
Chốt sổ không còn là cuộc truy tìm số liệu.
Kiểm toán đêm, tuổi nợ AR, sổ công nợ, hoa hồng và bảng cân đối thử từ cùng một sổ cái — với dấu vết kiểm toán cho mọi điều chỉnh.
IT và hệ thống
Ít bộ phận phải trông nom hơn.
Giao diện được tài liệu hóa, phân quyền theo vai trò, nhật ký vận hành và mô hình triển khai phù hợp với thực tế hạ tầng mạng của bạn.
Ghi chép thực địa
Bài viết thực tiễn cho người vận hành khách sạn.
Không có bài xu hướng. Ghi chép về thiết kế quy trình nhận phòng, kiểm toán đêm, kỷ luật dữ liệu và những quyết định hệ thống bền vững theo thời gian.
Vì sao mỗi khách sạn định nghĩa công suất phòng khác nhau — và cách chấm dứt điều đó
Báo cáo tập đoàn là một tài liệu quản trị. Nếu các định nghĩa không được sở hữu ở cấp trung tâm, con số trở thành một cuộc đàm phán.
PMS trên đám mây hay tại chỗ: hướng dẫn quyết định cho khách sạn độc lập
Câu hỏi về nơi lưu trữ thực chất là về khả năng chịu lỗi, nơi cư trú dữ liệu và ai chịu trách nhiệm cho vấn đề lúc 02:00.
Kiểm toán đêm không còn làm thêm giờ: nên tự động hóa gì và giữ gì cho con người
Một lần chốt sổ là một chuỗi quyết định, không phải một đống báo cáo. Thiết kế đúng chuỗi đó thì việc làm thêm giờ sẽ biến mất.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp
PMS khách sạn là gì?
PMS khách sạn bao gồm những gì?
Cloud hay tại chỗ?
Hệ thống có kết nối với OTA không?
Triển khai mất bao lâu?
Chi phí là bao nhiêu?
Bước tiếp theo
Xem nền tảng vận hành theo quy trình của bạn.
Buổi giới thiệu 30 phút, xoay quanh loại hình khách sạn và những hệ thống bạn đang dùng. Không dùng slide — chúng ta đi trực tiếp qua nhận phòng, hóa đơn, kiểm toán đêm và báo cáo.
Thông thường phản hồi trong vòng một ngày làm việc.