Vì sao mỗi khách sạn định nghĩa công suất phòng khác nhau — và cách chấm dứt điều đó

Vì sao các con số không khớp nhau?

Một khách sạn loại trừ phòng ngừng sử dụng khỏi tồn phòng bán được; khách sạn khác lại tính vào. Một nơi tính phòng là có khách vào đêm khách đến; nơi khác tính từ thời điểm nhận phòng. Một nơi tính phòng miễn phí vào ADR; nơi khác loại trừ.

Không lựa chọn nào trong số này nhất thiết là sai. Chúng là các lựa chọn chính sách. Vấn đề bắt đầu khi chúng ngầm định và khác nhau trên toàn danh mục.

Một tập đoàn cần định nghĩa những gì cho công suất phòng?

Tối thiểu là: mẫu số (tổng số phòng, số phòng có thể bán hoặc số phòng còn trống sau khi loại phòng ngừng sử dụng), các quy tắc loại trừ, cơ sở thời gian (ngày kiểm toán đêm hoặc ngày dương lịch), và cách xử lý phòng dùng nội bộ, kỳ lưu trú miễn phí và phòng sử dụng ban ngày.

Hãy viết định nghĩa một lần, công bố nó và buộc hệ thống tính theo cách đó. Nếu một khách sạn cần góc nhìn địa phương, khách sạn đó có thể có báo cáo địa phương — nhưng chỉ số tập đoàn không nên thay đổi ý nghĩa theo từng khách sạn.

Điều gì nên tập trung và điều gì nên ở địa phương?

Cấp trung tâm nên sở hữu các định nghĩa, ánh xạ hệ thống tài khoản và lịch báo cáo. Cấp địa phương nên sở hữu việc giải thích chênh lệch, bối cảnh vận hành và hành động khắc phục.

Một quy tắc hữu ích: trung tâm định nghĩa chỉ số, địa phương giải thích biến động. Khi các khách sạn có thể định nghĩa lại chỉ số, cuộc họp tập đoàn biến thành một buổi hội thảo về định nghĩa.

Việc hợp nhất nên hoạt động như thế nào?

Việc hợp nhất nên đọc từ cùng lớp báo cáo với báo cáo của khách sạn, không phải từ một bảng tính riêng do từng khách sạn lập. Nếu con số tập đoàn không thể xem chi tiết đến sổ cái của khách sạn, nó không thể kiểm toán được.

Chênh lệch về tiền tệ, thuế và lịch cần các quy tắc tường minh. Một tập đoàn có khách sạn ở nhiều quốc gia nên quyết định xem việc hợp nhất được thực hiện theo tỷ giá cố định, theo tỷ giá cuối tháng hay cả hai.

• Một lớp báo cáo cho cả khách sạn và tập đoàn
• Xem chi tiết từ chỉ số tập đoàn xuống giao dịch tại khách sạn
• Quy tắc tiền tệ và thuế tường minh
• Một lịch báo cáo được khóa với các lần điều chỉnh lại có phiên bản

Một bảng điều khiển tập đoàn thực sự nên hiển thị những gì?

Một bảng điều khiển nên đưa lên các ngoại lệ và xu hướng, không chỉ tổng số. Những câu hỏi hữu ích là: khách sạn nào biến động, biến động bao nhiêu và vì sao. Một bức tường mũi tên xanh không phải là một hệ thống kiểm soát.

• Công suất phòng, ADR và RevPAR so với ngân sách và cùng kỳ năm trước
• Cơ cấu doanh thu theo khách sạn và phân khúc
• Tính toàn vẹn của giá: các lần ghi đè và giá dưới mức sàn
• Hóa đơn phòng còn mở, rủi ro tín dụng và tuổi nợ AR theo khách sạn
• Các ngoại lệ về giao diện và chốt sổ ảnh hưởng đến các con số

Làm thế nào để triển khai việc này mà không phải dự án kéo dài hai năm?

Bắt đầu với bảng định nghĩa và ánh xạ hệ thống tài khoản. Sau đó cấu hình một khách sạn thí điểm và chạy chốt sổ song song với báo cáo hiện có. Giải quyết các khác biệt bằng văn bản trước đợt tiếp theo.

Việc triển khai nên tạo ra một gói cấu hình có thể tái sử dụng và một danh sách kiểm tra ngắn hơn cho mỗi khách sạn tiếp theo. Nếu mỗi khách sạn cần một báo cáo may đo riêng, tập đoàn đang có vấn đề về mẫu, không phải vấn đề về phần mềm.

Báo cáo tập đoàn nên thay đổi như thế nào theo quy mô khách sạn?

Ở khách sạn 10–60 phòng, báo cáo thường là một trang do chủ sở hữu hoặc tổng giám đốc đọc. Điều đó không làm cho các định nghĩa trở thành tùy chọn. Khách sạn vẫn phải chọn mẫu số cho công suất, cơ sở thời gian cho đêm và cách xử lý phòng ngừng sử dụng và phòng dùng nội bộ. Điểm khác biệt là lựa chọn này có thể do một người đưa ra và ghi lại trong một đoạn văn. Nếu khách sạn thuộc một tập đoàn, dù nhỏ, thói quen tại địa phương phải nhường chỗ cho định nghĩa trung tâm, và người lập bảng báo cáo hằng ngày cần biết con số nào là con số của tập đoàn và con số nào là của địa phương. Thời gian của nhân viên có hạn, nên báo cáo phải ngắn và được tạo từ cùng nguồn dữ liệu với sổ cái. Một bảng tính duy trì thủ công song song với PMS thường là nguồn gốc của một con số mà sau này không ai giải thích được. Bảng định nghĩa có thể chỉ một trang, nhưng cần ghi ngày và được lưu cùng báo cáo để người đọc sau biết những quy tắc nào đã áp dụng.

Ở khoảng 60–250 phòng, báo cáo tách theo bộ phận và theo kỳ. Có báo cáo nhanh hằng ngày, kỳ chốt tháng và góc nhìn phân khúc mà bộ phận kinh doanh tranh luận. Khách sạn đủ lớn để có những câu hỏi phân bổ thực sự: gói dịch vụ, doanh thu điểm bán và phí dịch vụ. Đây cũng là nhóm quy mô mà chuẩn của tập đoàn dễ bị thử thách nhất, vì khách sạn có thói quen riêng và một người quản lý có thể bảo vệ chúng. Hệ thống nên tính chỉ số của tập đoàn, không phải một bảng tính địa phương, và khách sạn nên giữ khả năng giải thích chênh lệch bằng bối cảnh vận hành. Việc ánh xạ hệ thống tài khoản từ tài khoản địa phương sang cấu trúc phân cấp của tập đoàn cần một người chịu trách nhiệm ở cả hai phía. Lịch chốt 30 ngày nên được cố định và công bố, với các lần điều chỉnh lại được quản lý phiên bản thay vì ghi đè. Báo cáo nhanh hằng ngày nên mang cùng định nghĩa với kỳ chốt tháng, nếu không tháng sẽ bắt đầu bằng một bài tập đối soát. Đó là lựa chọn quản trị, không phải sở thích báo cáo, và cần được thống nhất trước kỳ chốt đầu tiên.

Trên 250 phòng, và tại resort, báo cáo bao phủ nhiều trung tâm doanh thu và tỷ trọng doanh thu phi phòng lớn hơn. Spa, sân golf, tiệc, vận chuyển và bán lẻ đều cần một quy tắc đưa vào báo cáo, và việc phân bổ gói dịch vụ quyết định liệu ADR và RevPAR có còn ý nghĩa. Báo cáo vận hành hằng ngày và báo cáo tài chính hằng tháng phục vụ những đối tượng khác nhau, và khách sạn cần cả hai mà không phải duy trì hai bộ số liệu. Kiểm toán nội bộ sẽ tìm vết từ con số của tập đoàn đến giao dịch, nên khả năng truy xuất chi tiết là một biện pháp kiểm soát chứ không phải tiện ích. Nếu khách sạn thuộc một tập đoàn, trung tâm cần trạng thái chốt và góc nhìn ngoại lệ mỗi sáng, trong khi khách sạn cần chi tiết phía sau các ngoại lệ của chính mình. Quy định về tiền tệ và thuế nên được nêu rõ ở cấp này, vì một resort có thể bán bằng một loại tiền, báo cáo bằng loại khác và hạch toán bằng loại thứ ba. Trung tâm cũng nên biết khách sạn nào chịu trách nhiệm về một con số đang tranh chấp, vì hợp nhất mà không có người chịu trách nhiệm sẽ trở thành cuộc tranh luận hằng tháng. Một người chịu trách nhiệm được chỉ định ở mỗi phía thường rút ngắn cuộc tranh luận đó tại kỳ chốt.

Hãy quyết định các định nghĩa trước và bảng điều khiển sau. Thứ tự hiệu quả là: mẫu số công suất và cơ sở thời gian, cơ sở doanh thu cho ADR, cấu trúc phân cấp phân khúc, các khoản đưa vào tổng doanh thu, ánh xạ hệ thống tài khoản và lịch báo cáo. Sau đó quyết định chỉ số nào trung tâm xem hằng ngày và chỉ số nào được xem xét tại kỳ chốt, và ai được phép điều chỉnh lại một kỳ trước đó. Một khách sạn mới gia nhập giữa năm cần quy tắc so sánh tương đương được thống nhất trước báo cáo đầu tiên, không phải sau lần so sánh đầu tiên. Các điều kiện biên là báo cáo tài chính theo luật định tại địa phương, thuế địa phương và báo cáo vận hành riêng của khách sạn; lớp tập đoàn nên ánh xạ tới các báo cáo này chứ không thay thế chúng. Một lớp báo cáo, một bảng định nghĩa và khả năng truy xuất đến sổ cái của khách sạn là mức tối thiểu. Nếu thiếu những điều đó, cuộc họp tập đoàn sẽ dành thời gian để thương lượng xem con số có nghĩa là gì thay vì bàn xem cần làm gì với nó. Bảng định nghĩa nên được quản lý phiên bản, và mỗi báo cáo nên nêu rõ phiên bản đã dùng và ngày thay đổi. Chỉ một thói quen đó đã ngăn được phần lớn các tranh luận về việc con số nào là đúng.

• Tập đoàn sẽ áp dụng mẫu số công suất và cơ sở thời gian nào?
• Ai chịu trách nhiệm ánh xạ hệ thống tài khoản ở mỗi phía?
• Chỉ số nào là hằng ngày, và chỉ số nào chỉ được xem xét tại kỳ chốt?
• Một khách sạn mới được thể hiện trong so sánh tương đương như thế nào?
• Mọi con số của tập đoàn có thể truy xuất đến một giao dịch tại khách sạn không?