Hệ thống quản lý khách sạn
Quầy lễ tân, buồng phòng và sổ sách — trên cùng một bản ghi.
Trả lời nhanh
PMS đám mây cho cơ sở 10–500+ phòng: 12 phân hệ cốt lõi, 300+ mẫu báo cáo và 20+ điểm tích hợp, thường triển khai trong 4–8 tuần. Đám mây, on-premise hoặc hybrid, với một hồ sơ khách và một folio duy nhất.
Một PMS được xây dựng quanh những công việc diễn ra giữa các hệ thống: vị khách đến hai lần, khoản phí được ghi nhận muộn, căn phòng đã sẵn sàng nhưng vẫn hiển thị là chưa dọn. Một cơ sở dữ liệu, một hóa đơn phòng, một phiên bản duy nhất của ngày làm việc.
Cập nhật
- Đặt phòng cá nhân, theo đoàn và theo giờ
- Thu thập giấy tờ tùy thân, tách hóa đơn phòng và trả phòng nhanh
- Kiểm toán đêm có thể cấu hình và nhật ký kiểm tra
- Hơn 300 mẫu báo cáo với tiêu đề song ngữ
Ma sát hằng ngày
Quầy lễ tân thực sự dành cả ngày cho việc gì.
Không phải khách sạn nào cũng có cùng vấn đề, nhưng hầu hết đều nhận ra ba vấn đề này. Chúng hiếm khi do nhân viên gây ra; chúng xuất phát từ hình dạng của công cụ.
01
Nhập lại dữ liệu giữa các hệ thống
Một lượt đặt phòng đến từ kênh phân phối, được sao chép vào PMS, rồi lại được nhập vào công cụ nhà hàng và hội viên. Mỗi lần sao chép là một cơ hội để mất một sở thích hoặc một mã giá.
02
Hóa đơn phòng được ghép thủ công
Phí phòng, ẩm thực & đồ uống, điện thoại và các khoản khác nằm ở những nơi khác nhau. Việc trả phòng cho đoàn trở thành một cuộc dựng lại thủ công dưới áp lực thời gian.
03
Một nghiệp vụ chốt ngày phụ thuộc vào trí nhớ
Kiểm toán đêm là một chuỗi kiểm tra nằm trong một cuốn sổ tay. Khi người nắm rõ trình tự đó không có mặt, việc chốt ngày trở nên chậm hơn và kém tin cậy hơn.
Bản đồ năng lực
Mọi thứ mà bộ phận tiền sảnh chạm đến.
Mười hai mô-đun chia sẻ một mô hình dữ liệu duy nhất. Dưới đây là bề mặt vận hành của PMS; các sản phẩm liên quan bao phủ điểm bán, khách hàng thân thiết và mua hàng.
Đặt phòng và tồn phòng
Bán đúng phòng với đúng giá, dù đặt phòng đến từ quầy lễ tân, một block đoàn hay một kênh phân phối.
- Đặt phòng cá nhân, theo đoàn, theo giờ và danh sách chờ
- Lịch trống phòng, gói giá và các điều kiện hạn chế
- Khóa phòng, tiền đặt cọc và đặt phòng bảo đảm
- Hợp đồng doanh nghiệp và đại lý du lịch
Lễ tân và dịch vụ khách hàng
Một quy trình nhận phòng ghi nhận mọi thứ mà phần còn lại của kỳ lưu trú cần, không cần hỏi lại lần hai.
- Thu thập giấy tờ tùy thân và hộ chiếu, đối chiếu với hồ sơ khách
- Nâng hạng, gia hạn, đổi phòng và phòng ở ghép
- Danh sách phân phòng đoàn và nhận phòng theo lô
- Công việc hỗ trợ lễ tân, tin nhắn và đồ thất lạc
Thu ngân và hóa đơn phòng
Một sổ cái cho toàn bộ kỳ lưu trú, với những kiểm soát mà bộ phận tài chính sẽ yêu cầu về sau.
- Tách hóa đơn phòng, quy tắc chuyển khoản phí và hạn mức tín dụng
- Giảm giá, miễn giảm, hủy bút toán và điều chỉnh có ghi nhật ký
- Xuất hóa đơn tại quầy hoặc sau khi khách trả phòng
- Trả phòng nhanh và phụ phí trả muộn
Buồng phòng và bảo trì
Bảng trạng thái phòng là nhịp đập vận hành; không bao giờ được để nó trở thành một phỏng đoán.
- Trạng thái phòng theo thời gian thực theo tầng, khu vực và loại phòng
- Phân công công việc, kiểm tra và theo dõi thời gian dọn phòng
- Phòng ngừng sử dụng và phiếu yêu cầu bảo trì
- Cập nhật di động ngay từ tầng
Kiểm toán đêm và tài chính
Một quy trình chốt ngày có thể lặp lại, không phải một màn anh hùng.
- Trình tự kiểm toán có thể cấu hình với các bước kiểm tra bắt buộc
- Tự động ghi nhận tiền phòng, thuế và gói dịch vụ
- Phân tích tuổi nợ AR, sổ công nợ khách và tính hoa hồng
- Bảng cân đối thử, báo cáo kiểm toán và dấu vết điều chỉnh
Báo cáo và kiểm soát
Các con số phải truy xuất được đến giao dịch gốc, chứ không chỉ in ra được.
- Hơn 300 mẫu báo cáo, tiêu đề song ngữ
- Báo cáo đa tòa nhà và theo ca qua ngày
- Phân quyền theo vai trò đến từng thao tác
- Nhật ký thao tác và lịch sử truy vấn
Năng lực
| Phân hệ cốt lõi | Năng lực |
|---|---|
| Đặt phòng và tồn phòng | Đặt phòng cá nhân, theo đoàn, theo giờ và danh sách chờ |
| Đặt phòng và tồn phòng | Lịch trống phòng, gói giá và các điều kiện hạn chế |
| Đặt phòng và tồn phòng | Khóa phòng, tiền đặt cọc và đặt phòng bảo đảm |
| Đặt phòng và tồn phòng | Hợp đồng doanh nghiệp và đại lý du lịch |
| Lễ tân và dịch vụ khách hàng | Thu thập giấy tờ tùy thân và hộ chiếu, đối chiếu với hồ sơ khách |
| Lễ tân và dịch vụ khách hàng | Nâng hạng, gia hạn, đổi phòng và phòng ở ghép |
| Lễ tân và dịch vụ khách hàng | Danh sách phân phòng đoàn và nhận phòng theo lô |
| Lễ tân và dịch vụ khách hàng | Công việc hỗ trợ lễ tân, tin nhắn và đồ thất lạc |
| Thu ngân và hóa đơn phòng | Tách hóa đơn phòng, quy tắc chuyển khoản phí và hạn mức tín dụng |
| Thu ngân và hóa đơn phòng | Giảm giá, miễn giảm, hủy bút toán và điều chỉnh có ghi nhật ký |
| Thu ngân và hóa đơn phòng | Xuất hóa đơn tại quầy hoặc sau khi khách trả phòng |
| Thu ngân và hóa đơn phòng | Trả phòng nhanh và phụ phí trả muộn |
| Buồng phòng và bảo trì | Trạng thái phòng theo thời gian thực theo tầng, khu vực và loại phòng |
| Buồng phòng và bảo trì | Phân công công việc, kiểm tra và theo dõi thời gian dọn phòng |
| Buồng phòng và bảo trì | Phòng ngừng sử dụng và phiếu yêu cầu bảo trì |
| Buồng phòng và bảo trì | Cập nhật di động ngay từ tầng |
| Kiểm toán đêm và tài chính | Trình tự kiểm toán có thể cấu hình với các bước kiểm tra bắt buộc |
| Kiểm toán đêm và tài chính | Tự động ghi nhận tiền phòng, thuế và gói dịch vụ |
| Kiểm toán đêm và tài chính | Phân tích tuổi nợ AR, sổ công nợ khách và tính hoa hồng |
| Kiểm toán đêm và tài chính | Bảng cân đối thử, báo cáo kiểm toán và dấu vết điều chỉnh |
| Báo cáo và kiểm soát | Hơn 300 mẫu báo cáo, tiêu đề song ngữ |
| Báo cáo và kiểm soát | Báo cáo đa tòa nhà và theo ca qua ngày |
| Báo cáo và kiểm soát | Phân quyền theo vai trò đến từng thao tác |
| Báo cáo và kiểm soát | Nhật ký thao tác và lịch sử truy vấn |
Tại khách sạn
Nhìn kỹ hơn.
Từ sản phẩm
Ảnh chụp giao diện thực tế.
Ảnh chụp giao diện từ hệ thống đang vận hành. Sản phẩm hỗ trợ báo cáo và chứng từ song ngữ.
Một ngày trong hệ thống
Cùng một bản ghi, từ 06:00 đến khi chốt ngày.
Một ngày tại khách sạn 120 phòng, nhìn qua những màn hình mà đội ngũ thực sự sử dụng.
06:40
Kiểm toán đêm chốt sổ
Tiền phòng và thuế được ghi nhận, các trường hợp không đến được xử lý, phòng có sai lệch được liệt kê, nhật ký kiểm toán ghi lại trình tự và ngày kinh doanh được chuyển sang ngày mới.
09:15
Buồng phòng đổi ca dọn
Bộ phận buồng phòng thấy khách trả phòng, khách lưu trú tiếp và khách đến trên cùng một bảng. Một phòng bị khóa được giải phóng; một phiếu bảo trì chuyển phòng sang trạng thái ngừng sử dụng.
14:20
Một đoàn khách đến
Danh sách phân phòng được tải lên, thẻ phòng được làm sẵn và đoàn nhận phòng theo lô. Hai phòng được nâng hạng; quy tắc chuyển khoản phí trên hóa đơn đã được thiết lập từ trước.
19:45
Bữa tối ghi vào phòng
Điểm bán ghi khoản phí vào hóa đơn phòng của khách kèm kiểm tra hạn mức tín dụng. Lễ tân thấy khoản phí ngay lập tức; khách chỉ thấy một hóa đơn duy nhất khi trả phòng.
23:30
Ngày được đối chiếu
Tổng ca thu ngân, các bút toán sổ công nợ khách và chênh lệch giá phòng trong ngày được rà soát. Mọi điểm bất thường được điều chỉnh kèm lý do ghi nhật ký.
Những kiểm soát quan trọng
Được xây dựng cho những câu hỏi của kiểm toán viên.
Một PMS tạo được niềm tin chính ở những ngoại lệ: khoản phí bị hủy, căn phòng bị đổi, giá bị ghi đè, vị khách khiếu nại hóa đơn ba tuần sau đó.
Mọi điều chỉnh đều để lại dấu vết
Các thao tác hủy bút toán, điều chỉnh, ghi đè giá và chuyển hóa đơn đều ghi lại ai làm, khi nào và vì sao. Nhật ký thao tác có thể truy vấn theo ca và theo người dùng.
Phân quyền khớp với sơ đồ tổ chức
Quyền truy cập được cấp theo vai trò và có thể thu hẹp đến từng thao tác cụ thể: giảm giá, hủy bút toán, thay đổi giá phòng, mở lại hóa đơn đã chốt.
Các báo cáo khớp với nhau
Công suất phòng, ADR và RevPAR dùng chung một định nghĩa trong toàn khách sạn và toàn tập đoàn. Tiêu đề báo cáo có thể xuất bằng tiếng Trung và tiếng Anh.
| Quy mô khách sạn | Phạm vi cốt lõi | Thường bổ sung |
|---|---|---|
| Dưới 80 phòng | Đặt phòng, lễ tân, thu ngân, buồng phòng, kiểm toán đêm | Khóa cửa, quản lý kênh, hội viên |
| 80–250 phòng | Toàn bộ nghiệp vụ tiền sảnh, ghi phí F&B, AR, báo cáo đa điểm bán | POS, tiệc, mua hàng |
| Trên 250 phòng hoặc resort | Đa điểm bán, đoàn, hỗ trợ lễ tân, báo cáo nâng cao | SPA, hoạt động, hợp nhất đa khách sạn |
| Tập đoàn hoặc chuỗi | Hồ sơ tập trung, tiêu chuẩn giá, báo cáo hợp nhất | Mua hàng, nhân sự, kỹ thuật, BI |
Tích hợp
Kết nối với phần cứng và dịch vụ đã có sẵn trong khách sạn.
Các giao diện đều được ghi tài liệu và giám sát; mỗi kết nối có người phụ trách và quy trình dự phòng.
Tích hợp- Khóa cửa và thiết bị mã hóa thẻ phòng
- Thu thập giấy tờ tùy thân, hộ chiếu và chữ ký
- Máy thanh toán và cổng thanh toán
- Quản lý kênh, công cụ đặt phòng và GDS
- Điện thoại, báo thức và ghi nhận minibar
- Kế toán, ERP và phân tích dữ liệu kinh doanh
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp
Chúng tôi có thể giữ khóa cửa và máy thanh toán hiện có không?
Một dự án triển khai điển hình mất bao lâu?
Chúng tôi có bắt buộc phải chuyển lên đám mây không?
Dữ liệu lịch sử của chúng tôi sẽ ra sao?
Quầy lễ tân có thể tiếp tục làm việc nếu mất internet không?
Báo cáo được tùy chỉnh như thế nào?
Bài viết liên quan
02 · Vận hành điểm bán Điểm bán ẩm thực & đồ uống
Hóa đơn nhà hàng không phải một sự kiện tách rời khỏi kỳ lưu trú của khách. Đơn hàng, lượt bàn, phiếu chuyển bếp và phí ghi vào phòng nằm trong cùng hệ thống với đặt phòng, để khách chỉ nhận một hóa đơn và bộ phận tài chính chỉ có một sổ cái.
03 · Thông tin khách hàng Khách hàng & Hội viên
Khách không phải chỉ là một lượt đặt phòng. Họ là một lịch sử gồm các kỳ lưu trú, bữa ăn, sở thích và ngoại lệ. Mô-đun này lưu giữ lịch sử đó ở một nơi và hiển thị nó tại quầy lễ tân, tại điểm bán và tại phòng kinh doanh.
04 · Văn phòng hỗ trợ Mua hàng & Tồn kho
Doanh thu phòng được chú ý; mua hàng quyết định biên lợi nhuận. Yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, nhận hàng, xuất kho và kiểm kê được kết nối với ngân sách bộ phận và công thức của nhà bếp, để chi phí hiển thị ngay khi còn có thể kiểm soát.
Bước tiếp theo
Xem nền tảng vận hành theo quy trình của bạn.
Buổi giới thiệu 30 phút, xoay quanh loại hình khách sạn và những hệ thống bạn đang dùng. Không dùng slide — chúng ta đi trực tiếp qua nhận phòng, hóa đơn, kiểm toán đêm và báo cáo.
Thông thường phản hồi trong vòng một ngày làm việc.