Compras e inventario
El lado del coste, por fin en el sistema.
Respuesta rápida
Compras en 4 etapas — solicitud, orden de compra, recepción y recuento de inventario — conectadas a 1 coste de receta y 1 libro mayor. Los presupuestos de departamento ven el coste mientras aún es controlable.
Los ingresos de habitaciones se llevan la atención; las compras deciden el margen. Las solicitudes, las órdenes de compra, la recepción, los consumos y los inventarios están conectados con los presupuestos departamentales y con las recetas de cocina, así el coste es visible mientras aún se puede controlar.
Actualizado
- Solicitudes, aprobaciones y órdenes de compra
- Recepción, consumos y traspasos entre almacenes
- Inventarios con control de ganancias y pérdidas
- Costeo de recetas y presupuestos departamentales
El margen invisible
Dónde suele romperse el control de costes.
Casi todos los hoteles pueden decirle cuánto gastaron el mes pasado. Menos pueden decirle cuánto cuesta un plato esta semana, o qué departamento se ha pasado del presupuesto antes de que llegue el estado de cuenta.
01
Compras en papel y en chats
Los pedidos se aprueban en mensajes, se reciben contra un albarán y se concilian semanas después. Los precios se desvían y nadie asume la variación.
02
Existencias que solo existen en teoría
El sistema dice diez cajas; el almacén dice siete. Sin un inventario físico disciplinado, los costes de receta y los márgenes son estimaciones.
03
Informes de coste a posteriori
Los costes departamentales llegan después del cierre del mes, cuando la única acción posible es explicar la variación, no evitarla.
Mapa de capacidades
De la solicitud a la receta.
Una cadena de compras que el almacén, la cocina, finanzas y el responsable de departamento pueden ver por igual.
Solicitudes y compras
Las solicitudes recorren el circuito de aprobación que usted defina, con precios y proveedores registrados.
- Solicitudes departamentales y límites de aprobación
- Órdenes de compra y confirmaciones de proveedores
- Comparación de precios y referencia del último precio
- Pedidos marco y entregas programadas
Recepción y almacenes
Qué llegó, qué se aceptó y a dónde fue.
- Recepción contra orden de compra
- Consumos, devoluciones y traspasos entre almacenes
- Seguimiento de lotes y caducidad cuando corresponda
- Asignación a departamentos y centros de coste
Control de existencias
Una cifra de existencias en la que creen tanto el almacenista como el controller.
- Inventarios periódicos y rotativos
- Ajustes de ganancias y pérdidas con motivos
- Niveles de reposición y existencias de baja rotación
- Activos fijos y equipamiento operativo
Costeo e informes
Coste a nivel de receta, presupuestos departamentales y libro mayor en una sola cadena.
- Costeo de recetas y listas de materiales
- Ingeniería de menús y análisis de márgenes
- Presupuesto departamental frente a real
- Extractos de proveedores y conciliación de pagos
Capacidad
| Módulos principales | Capacidad |
|---|---|
| Solicitudes y compras | Solicitudes departamentales y límites de aprobación |
| Solicitudes y compras | Órdenes de compra y confirmaciones de proveedores |
| Solicitudes y compras | Comparación de precios y referencia del último precio |
| Solicitudes y compras | Pedidos marco y entregas programadas |
| Recepción y almacenes | Recepción contra orden de compra |
| Recepción y almacenes | Consumos, devoluciones y traspasos entre almacenes |
| Recepción y almacenes | Seguimiento de lotes y caducidad cuando corresponda |
| Recepción y almacenes | Asignación a departamentos y centros de coste |
| Control de existencias | Inventarios periódicos y rotativos |
| Control de existencias | Ajustes de ganancias y pérdidas con motivos |
| Control de existencias | Niveles de reposición y existencias de baja rotación |
| Control de existencias | Activos fijos y equipamiento operativo |
| Costeo e informes | Costeo de recetas y listas de materiales |
| Costeo e informes | Ingeniería de menús y análisis de márgenes |
| Costeo e informes | Presupuesto departamental frente a real |
| Costeo e informes | Extractos de proveedores y conciliación de pagos |
En la propiedad
Con más detalle.
Del producto
Capturas reales de la interfaz.
Capturas de una implantación real. El producto admite informes y documentos bilingües.
Un ciclo de costes
Un mes, cerrado sin conjeturas.
La cadena de compras avanza junto al mes operativo, no después.
Semana 01
Se crean las solicitudes
Los responsables de departamento solicitan contra presupuesto. Los límites de aprobación dirigen la solicitud a la persona adecuada.
Semana 02
Se realizan los pedidos
Las órdenes de compra se envían a proveedores aprobados con referencia del último precio; las entregas se reciben contra la orden.
Semana 03
Se consumen existencias
La cocina y los departamentos retiran existencias; los consumos se asignan al centro de coste correcto.
Semana 04
Se concilia el recuento
Las diferencias del inventario se revisan con motivos y los costes de receta se actualizan con los precios reales de compra.
Cierre
El libro mayor cuadra
Los costes departamentales, los extractos de proveedores y el libro mayor se concilian antes de cerrar el mes.
Controles
Separación de funciones, por diseño.
Quien hace el pedido no debería ser quien lo recibe, y quien lo recibe no debería ser quien aprueba la factura.
Los límites de aprobación son explícitos
Las solicitudes y los pedidos se enrutan por importe y departamento, con un historial de aprobación visible y sin canales alternativos fuera del sistema.
La recepción es un punto de control
Las cantidades, los precios y la calidad se comprueban contra el pedido en la recepción; las diferencias se registran, no se absorben.
El coste es rastreable hasta el plato
El costeo de recetas usa precios reales de compra y rendimientos, así los márgenes del menú reflejan lo que la cocina usa de verdad.
Integraciones
Conectado con finanzas y con la cocina.
Las compras solo son útiles cuando las cifras llegan al libro mayor y las recetas usan el mismo maestro de artículos.
Integraciones- Libro mayor y cuentas por pagar
- Maestro de artículos y recetas del POS
- Registros de proveedores y precios
- Presupuestos departamentales
- Dispositivos e importaciones de inventario
- Informes de coste de alimentos y márgenes
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿Es adecuado para un solo hotel?
¿Podemos conservar nuestros proveedores y listas de precios actuales?
¿Gestiona varios almacenes?
¿Cómo funciona el costeo de recetas?
¿Pueden los responsables de departamento ver sus propios presupuestos?
Lecturas relacionadas
01 · Plataforma principal Gestión hotelera
Un PMS pensado alrededor del trabajo que ocurre entre sistemas: el huésped que llega dos veces, el cargo que se registra tarde, la habitación que ya está lista pero sigue marcada como sucia. Una base de datos, un folio, una sola versión del día.
02 · Operación de puntos de venta Punto de venta de A&B
La cuenta de un restaurante no es un evento separado de la estancia del huésped. Los pedidos, la rotación de mesas, las comandas de cocina y los cargos a la habitación viven en el mismo sistema que la reserva, de modo que el huésped recibe una sola factura y finanzas recibe un solo libro mayor.
03 · Inteligencia de huéspedes Huéspedes y membresía
Un huésped no es una reserva de habitación. Es un historial de estancias, comidas, preferencias y excepciones. Este módulo mantiene ese historial en un solo lugar y lo hace visible en recepción, en el punto de venta y en la oficina de ventas.
Siguiente paso
Vea la plataforma con sus propios flujos.
Una sesión de 30 minutos centrada en su tipo de propiedad y en los sistemas que ya utiliza. Sin presentación: revisamos llegadas, cuentas, auditoría nocturna e informes en vivo.
Respuesta habitual en un día laborable.