Закупки и складские запасы
Сторона затрат — наконец в системе.
Краткий ответ
Закупки в 4 этапа — заявка, заказ на закупку, приёмка и инвентаризация — связаны с 1 себестоимостью рецепта и 1 главной книгой. Бюджеты подразделений видят затраты, пока их ещё можно контролировать.
Выручка номеров привлекает внимание, но маржу определяют закупки. Заявки, заказы на закупку, приёмка, отпуск и инвентаризации связаны с бюджетами подразделений и рецептурами кухни, поэтому затраты видны, пока их ещё можно контролировать.
Обновлено
- Заявки, согласования и заказы на закупку
- Приёмка, отпуск и перемещения между складами
- Инвентаризации с контролем излишков и недостач
- Калькуляция рецептур и бюджеты подразделений
Невидимая маржа
Где обычно ломается контроль затрат.
Большинство отелей скажут, сколько потратили в прошлом месяце. Но меньше тех, кто знает, сколько стоит блюдо на этой неделе или какое подразделение вышло за бюджет до получения отчёта.
01
Закупки на бумаге и в переписке
Заказы согласуются в сообщениях, принимаются по накладной и сверяются недели спустя. Цены меняются, и никто не отвечает за отклонения.
02
Запасы, которые существуют только в теории
Система показывает десять коробок, а кладовая — семь. Без дисциплинированной инвентаризации себестоимость рецептур и маржа остаются оценками.
03
Отчёты о затратах после факта
Затраты подразделений приходят после закрытия месяца, когда остаётся только объяснять отклонение, а не предотвращать его.
Карта возможностей
От заявки до рецептуры.
Цепочка закупок, которую видят склад, кухня, финансы и руководитель подразделения.
Заявки и закупки
Заявки проходят по определённому вами маршруту согласования, а цены и поставщики фиксируются.
- Заявки подразделений и лимиты согласования
- Заказы на закупку и подтверждения поставщиков
- Сравнение цен и справка по последней цене
- Рамочные заказы и плановые поставки
Приёмка и склады
Что пришло, что было принято и куда ушло.
- Приёмка по заказу на закупку
- Отпуск, возвраты и перемещения между складами
- Отслеживание партий и сроков годности, где это применимо
- Распределение по подразделениям и центрам затрат
Контроль запасов
Цифра запасов, которой доверяют и кладовщик, и контролёр.
- Периодические и скользящие инвентаризации
- Корректировки излишков и недостач с указанием причин
- Уровни пополнения и медленно оборачивающиеся запасы
- Основные средства и операционное оборудование
Калькуляция и отчётность
Себестоимость на уровне рецептуры, бюджеты подразделений и главная книга в одной цепочке.
- Калькуляция рецептур и спецификаций
- Инжиниринг меню и анализ маржи
- Бюджет подразделения против факта
- Выписки поставщиков и сверка платежей
Возможность
| Основные модули | Возможность |
|---|---|
| Заявки и закупки | Заявки подразделений и лимиты согласования |
| Заявки и закупки | Заказы на закупку и подтверждения поставщиков |
| Заявки и закупки | Сравнение цен и справка по последней цене |
| Заявки и закупки | Рамочные заказы и плановые поставки |
| Приёмка и склады | Приёмка по заказу на закупку |
| Приёмка и склады | Отпуск, возвраты и перемещения между складами |
| Приёмка и склады | Отслеживание партий и сроков годности, где это применимо |
| Приёмка и склады | Распределение по подразделениям и центрам затрат |
| Контроль запасов | Периодические и скользящие инвентаризации |
| Контроль запасов | Корректировки излишков и недостач с указанием причин |
| Контроль запасов | Уровни пополнения и медленно оборачивающиеся запасы |
| Контроль запасов | Основные средства и операционное оборудование |
| Калькуляция и отчётность | Калькуляция рецептур и спецификаций |
| Калькуляция и отчётность | Инжиниринг меню и анализ маржи |
| Калькуляция и отчётность | Бюджет подразделения против факта |
| Калькуляция и отчётность | Выписки поставщиков и сверка платежей |
В отеле
Ближе к деталям.
Из продукта
Реальные экраны интерфейса.
Снимки интерфейса из действующего развёртывания. Продукт поддерживает двуязычные отчёты и документы.
Цикл затрат
Один месяц, закрытый без догадок.
Цепочка закупок идёт параллельно операционному месяцу, а не после него.
Неделя 01
Формируются заявки
Руководители подразделений подают заявки в рамках бюджета. Лимиты согласования направляют заявку нужному человеку.
Неделя 02
Размещаются заказы
Заказы на закупку направляются утверждённым поставщикам со справкой о последней цене; поставки принимаются по заказу.
Неделя 03
Запасы отпускаются
Кухня и подразделения получают запасы; отпуск распределяется по нужному центру затрат.
Неделя 04
Сверяется инвентаризация
Отклонения инвентаризации проверяются с указанием причин, а себестоимость рецептур обновляется по фактическим ценам закупки.
Закрытие
Главная книга сходится
Затраты подразделений, выписки поставщиков и главная книга сверяются до закрытия месяца.
Контроли
Разделение обязанностей по замыслу.
Тот, кто заказывает, не должен быть тем, кто принимает, а тот, кто принимает, не должен утверждать счёт.
Лимиты согласования явны
Заявки и заказы маршрутизируются по сумме и подразделению, с видимой историей согласования и без обходных офлайн-каналов.
Приёмка — это контрольная точка
Количество, цены и качество проверяются при приёмке по заказу; отклонения фиксируются, а не поглощаются.
Затраты прослеживаются до тарелки
Калькуляция рецептур использует фактические цены закупки и выход, поэтому маржа меню отражает то, что кухня действительно использует.
Интеграции
Связано с финансами и кухней.
Закупки полезны только тогда, когда цифры попадают в главную книгу, а рецептуры используют тот же справочник номенклатуры.
Интеграции- Главная книга и расчёты с поставщиками
- Справочник номенклатуры и рецептур POS
- Данные о поставщиках и ценах
- Бюджеты подразделений
- Устройства инвентаризации и импорт данных
- Отчётность по себестоимости питания и марже
Часто задаваемые вопросы
Часто задаваемые вопросы
Подходит ли это для одного отеля?
Можем ли мы сохранить существующих поставщиков и прайс-листы?
Поддерживает ли система несколько складов?
Как работает калькуляция рецептур?
Могут ли руководители подразделений видеть свои бюджеты?
Читайте также
01 · Основная платформа Управление отелем
PMS, созданная вокруг работы, которая происходит между системами: гость, который приезжает дважды; начисление, которое проводится с опозданием; номер, который уже готов, но по-прежнему числится грязным. Одна база данных, одно фолио, одна версия дня.
02 · Работа точек продаж POS для F&B
Счёт в ресторане — не отдельное событие, оторванное от проживания гостя. Заказы, обороты столов, кухонные тикеты и начисления на номер живут в той же системе, что и бронирование, поэтому гость получает один счёт, а финансы — один реестр.
03 · Аналитика по гостям Гости и членство
Гость — это не бронирование номера. Это история проживаний, обедов, предпочтений и исключений. Этот модуль хранит эту историю в одном месте и делает её видимой на стойке, в точке продаж и в отделе продаж.
Следующий шаг
Посмотрите платформу на своих процессах.
30-минутная демонстрация с учётом типа вашего объекта и систем, которые уже используются у вас. Без слайдов — мы вживую разберём заезды, фолио, ночной аудит и отчётность.
Обычно отвечаем в течение одного рабочего дня.