Compras e inventário
O lado do custo, finalmente no sistema.
Resposta rápida
Compras em 4 etapas — requisição, pedido de compra, recebimento e inventário — ligadas a 1 custo de receita e 1 razão geral. Os orçamentos dos departamentos enxergam o custo enquanto ele ainda é controlável.
A receita de quartos recebe a atenção; as compras decidem a margem. Requisições, pedidos de compra, recebimento, consumos e inventários estão ligados aos orçamentos dos departamentos e às receitas da cozinha, para que o custo seja visível enquanto ainda é controlável.
Atualizado
- Requisições, aprovações e pedidos de compra
- Recebimento, consumos e transferências de estoque
- Inventários com controle de ganhos e perdas
- Custeio de receitas e orçamentos departamentais
A margem invisível
Onde o controle de custos normalmente falha.
A maioria dos hotéis sabe dizer quanto gastou no mês passado. Menos conseguem dizer quanto custa um prato esta semana, ou que departamento está acima do orçamento antes de chegar o extrato.
01
Compras em papel e em mensagens
Os pedidos são aprovados em mensagens, recebidos contra uma guia de remessa e reconciliados semanas depois. Os preços se desviam e ninguém assume o desvio.
02
Estoque que só existe na teoria
O sistema diz dez caixas; o armazém diz sete. Sem um inventário disciplinado, os custos das receitas e as margens são estimativas.
03
Relatórios de custo a posteriori
Os custos dos departamentos chegam depois do fecho do mês, quando a única ação que resta é explicar o desvio, não preveni-lo.
Mapa de capacidades
Da requisição à receita.
Uma cadeia de compras que o armazém, a cozinha, as finanças e o responsável do departamento conseguem ver.
Requisições e compras
Os pedidos percorrem o circuito de aprovação que definir, com preços e fornecedores registrados.
- Requisições departamentais e limites de aprovação
- Pedidos de compra e confirmações de fornecedores
- Comparação de preços e referência do último preço
- Pedidos abertos e entregas programadas
Recebimento e armazém
O que chegou, o que foi aceite e para onde foi.
- Recebimento contra pedido de compra
- Consumos, devoluções e transferências entre armazéns
- Controle de lotes e de validade quando relevante
- Imputação a departamentos e centros de custo
Controle de estoque
Um valor de estoque em que o armazém e o controller acreditam.
- Inventários periódicos e rotativos
- Ajustes de ganhos e perdas com justificação
- Níveis de reposição e estoque de rotação lenta
- Ativos fixos e equipamento operacional
Custeio e relatórios
Custo ao nível da receita, orçamentos departamentais e o razão numa única cadeia.
- Custeio de receitas e de listas de materiais
- Engenharia de menu e análise de margens
- Orçamento departamental versus real
- Extratos de fornecedores e reconciliação de pagamentos
Capacidade
| Módulos principais | Capacidade |
|---|---|
| Requisições e compras | Requisições departamentais e limites de aprovação |
| Requisições e compras | Pedidos de compra e confirmações de fornecedores |
| Requisições e compras | Comparação de preços e referência do último preço |
| Requisições e compras | Pedidos abertos e entregas programadas |
| Recebimento e armazém | Recebimento contra pedido de compra |
| Recebimento e armazém | Consumos, devoluções e transferências entre armazéns |
| Recebimento e armazém | Controle de lotes e de validade quando relevante |
| Recebimento e armazém | Imputação a departamentos e centros de custo |
| Controle de estoque | Inventários periódicos e rotativos |
| Controle de estoque | Ajustes de ganhos e perdas com justificação |
| Controle de estoque | Níveis de reposição e estoque de rotação lenta |
| Controle de estoque | Ativos fixos e equipamento operacional |
| Custeio e relatórios | Custeio de receitas e de listas de materiais |
| Custeio e relatórios | Engenharia de menu e análise de margens |
| Custeio e relatórios | Orçamento departamental versus real |
| Custeio e relatórios | Extratos de fornecedores e reconciliação de pagamentos |
Na propriedade
Um olhar mais atento.
Do produto
Capturas reais da interface.
Capturas de tela de uma implantação ativa. O produto suporta relatórios e documentos bilíngues.
Um ciclo de custos
Um mês fechado sem suposições.
A cadeia de compras decorre em paralelo com o mês operacional, não depois dele.
Semana 01
São criadas requisições
Os responsáveis dos departamentos pedem contra o orçamento. Os limites de aprovação encaminham o pedido para a pessoa certa.
Semana 02
São feitos os pedidos
Os pedidos de compra seguem para fornecedores aprovados com referência ao último preço; as entregas são recebidas contra o pedido.
Semana 03
O estoque é consumido
A cozinha e os departamentos retiram estoque; os consumos são imputados ao centro de custo correto.
Semana 04
A contagem é reconciliada
Os desvios de inventário são revistos com justificação e os custos das receitas são atualizados com os preços reais de compra.
Fecho
O razão confere
Os custos dos departamentos, os extratos de fornecedores e o razão geral reconciliam antes de o mês ser fechado.
Controles
Separação de funções, por concepção.
Quem encomenda não deve ser quem recebe, e quem recebe não deve ser quem aprova a fatura.
Os limites de aprovação são explícitos
Requisições e pedidos são encaminhados por valor e departamento, com um histórico de aprovação visível e sem canais paralelos offline.
O recebimento é um ponto de controle
Quantidades, preços e qualidade são verificados contra o pedido no recebimento; os desvios são registrados, não absorvidos.
O custo é rastreável até ao prato
O custeio de receitas usa preços reais de compra e rendimentos, para que as margens do menu reflitam aquilo que a cozinha realmente utiliza.
Integrações
Ligado às finanças e à cozinha.
As compras só são úteis quando os números chegam ao razão e as receitas usam o mesmo cadastro de artigos.
Integrações- Razão geral e contas a pagar
- Cadastro de artigos e receitas do POS
- Registros de fornecedores e de preços
- Orçamentos departamentais
- Dispositivos e importações de inventário
- Relatórios de custo alimentar e de margem
Perguntas frequentes
Perguntas frequentes
Isto é adequado para um único hotel?
Podemos manter os fornecedores e as listas de preços existentes?
Gerencia vários armazéns?
Como funciona o custeio de receitas?
Os responsáveis de departamento conseguem ver os seus próprios orçamentos?
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Próximo passo
Veja a plataforma nos seus próprios fluxos de trabalho.
Uma demonstração de 30 minutos, montada em torno do tipo da sua propriedade e dos sistemas que já usa. Sem apresentação de slides — percorremos chegadas, faturas, auditoria noturna e relatórios ao vivo.
Resposta habitual em até um dia útil.